Immer häufiger erreichen Zahnarztpraxen ausführliche Beschwerdeschreiben per E-Mail oder Post, bei denen bereits Aufbau, Wortwahl und Argumentationsweise deutlich darauf hindeuten, dass sie mithilfe künstlicher Intelligenz erstellt wurden.

Typisch sind sehr umfangreiche Schreiben mit zahlreichen gebührenrechtlichen, medizinischen oder rechtlichen Behauptungen – häufig formuliert mit großer Sicherheit, inhaltlich jedoch nicht immer korrekt oder auf den konkreten Behandlungsfall übertragbar.

Für die Praxis entsteht dadurch eine neue Herausforderung: Nicht die Nutzung von KI an sich ist problematisch, sondern der erhebliche zusätzliche Prüfungs- und Verwaltungsaufwand, wenn vermeintlich fachlich fundierte Einwände auf fehlerhaften, unvollständigen oder aus dem Zusammenhang gerissenen Informationen beruhen.

Patientinnen und Patienten fotografieren Rechnungen, Heil- und Kostenpläne oder Erstattungsschreiben ihrer Versicherung, laden sie in ein KI-System hoch und lassen sich innerhalb weniger Sekunden erklären, ob eine Leistung „zulässig“, „zu teuer“ oder „falsch berechnet“ sei.

Grundsätzlich ist es positiv, wenn Patienten sich aktiv mit ihrer Behandlung auseinandersetzen. Ebenso ist es selbstverständlich legitim, Rechnungen zu prüfen, Positionen zu hinterfragen und bei Unklarheiten Rückfragen an die Praxis zu stellen.

• Problematisch wird es jedoch, wenn die Antwort der künstlichen Intelligenz als verbindliche gebührenrechtliche Bewertung verstanden wird.

Denn eine KI kennt häufig weder die vollständige Behandlungsdokumentation noch Befund, individuellen Behandlungsverlauf, Zeitaufwand, besondere Schwierigkeiten, getroffene Honorarvereinbarungen oder weitere für die Rechnungslegung entscheidende Umstände.

Hinzu kommt: Auch sehr überzeugend und fachlich klingende KI-Antworten können falsche, veraltete, unvollständige oder nicht auf den konkreten Fall übertragbare Informationen enthalten.

Wenn aus einer schnellen KI-Antwort mehrere Seiten Verwaltungsaufwand entstehen

In unserer täglichen Abrechnungsarbeit beobachten wir inzwischen immer wieder ausführliche Patientenanfragen, deren Aufbau und Sprache deutlich KI-gestützt erscheinen.

Teilweise werden darin zahlreiche GOZ-Positionen beanstandet, vermeintliche Abrechnungsvorschriften zitiert oder konkrete Rückforderungen verlangt.

Das Problem

Nicht selten müssen zunächst Aussagen richtiggestellt werden, die gebührenrechtlich überhaupt nicht zutreffen.

Aus einer Rechnung, die von einer qualifizierten Abrechnungsfachkraft anhand der tatsächlichen Behandlungsdokumentation erstellt wurde, entstehen dadurch schnell:

• Erneute Prüfung der vollständigen Dokumentation,
• Kontrolle sämtlicher Gebührenpositionen,
• Recherche und Quellenprüfung,
• Rücksprache mit dem Behandler,
• Erstellung einer ausführlichen schriftlichen Stellungnahme,
• weitere Rückfragen des Patienten,
• zusätzliche Korrespondenz mit privaten Versicherungen oder Beihilfestellen.

Aus einer KI-Abfrage von wenigen Sekunden können somit 30, 60 oder mehr Minuten zusätzlicher Verwaltungsaufwand für die Praxis entstehen.

Und genau diese Zeit fehlt an anderer Stelle.

KI kann unterstützen – aber sie kennt den konkreten Behandlungsfall nicht

Bei der Prüfung einer Zahnarztrechnung reicht es nicht aus, lediglich eine GOZ-Nummer mit einer allgemeinen Beschreibung abzugleichen.

Beispielsweise können für die Bewertung relevant sein:

• Welche Leistung wurde tatsächlich durchgeführt?
• Welche Dokumentation liegt vor?
• Welche Besonderheiten bestanden bei der Behandlung?
• Wie hoch war der tatsächliche Zeitaufwand?
• Welche Schwierigkeit lag vor?
• Wurde eine Leistung analog berechnet?
• Gab es eine Vereinbarung nach § 2 GOZ?
• Welche Materialien wurden verwendet?
• Welche Kombinationen von Leistungen wurden tatsächlich erbracht?

Diese Informationen sind auf einer fotografierten Rechnung häufig überhaupt nicht vorhanden.

Eine KI kann daher die Berechnung zwar erläutern – aber den individuellen Sachverhalt oftmals gar nicht vollständig bewerten.

Unser Tipp für Zahnarztpraxen: sachlich bleiben und auf das Wesentliche konzentrieren

Auch umfangreiche, mutmaßlich KI-unterstützte Beschwerdeschreiben sollten selbstverständlich ernst genommen werden. Sie müssen jedoch nicht zwangsläufig ebenso umfangreich beantwortet werden.

Entscheidend ist zunächst die Frage: Was wird konkret beanstandet?

Prüfen Sie den betreffenden Sachverhalt anhand der eigenen Dokumentation und der maßgeblichen gebührenrechtlichen Grundlagen und beschränken Sie Ihre Antwort möglichst auf diesen konkreten Punkt. Fehlerhafte oder nicht auf den individuellen Behandlungsfall übertragbare Aussagen können kurz und sachlich richtiggestellt werden.

Wichtig bei der eigenen Nutzung von KI:

Wer KI zur Unterstützung bei der Formulierung einer Antwort einsetzt, sollte keine identifizierbaren Patienten- oder Gesundheitsdaten unbedacht in frei zugängliche KI-Systeme eingeben. Patientendaten sollten – sofern keine für diesen Zweck datenschutzrechtlich geprüfte Lösung eingesetzt wird – konsequent anonymisiert werden.

Ebenso wichtig: KI-generierte Antwortentwürfe müssen vor dem Versand immer fachlich geprüft werden. Gerade gebührenrechtliche und medizinische Inhalte werden von KI-Systemen nicht automatisch korrekt, vollständig oder auf den konkreten Einzelfall bezogen wiedergegeben.

KI kann bei der Formulierung unterstützen – sie ersetzt jedoch keine fachliche Prüfung. Ohne entsprechende Fachkenntnis lässt sich auch die Qualität einer KI-generierten Antwort nicht zuverlässig beurteilen.

Kurz gesagt: Nicht die Länge des Beschwerdeschreibens bestimmt den Umfang der Antwort – sondern der tatsächliche Streitpunkt.

Vielleicht können Praxen sogar vorbeugen?

Eine interessante Möglichkeit wäre ein kurzer Hinweis direkt auf der privaten Rechnung oder im Begleitschreiben.

Zum Beispiel:

**Hinweis zur Rechnungsprüfung:**

Diese Rechnung wurde auf Grundlage der dokumentierten und tatsächlich erbrachten Leistungen durch eine qualifizierte Abrechnungsfachkraft erstellt.

Bei Fragen zu einzelnen Gebührenpositionen sprechen Sie uns bitte direkt an.

Bei der Nutzung von KI-Systemen zur Rechnungsprüfung beachten Sie bitte, dass diese keinen Zugriff auf Ihre vollständige Behandlungsdokumentation und den individuellen Behandlungsverlauf haben. Automatisch erzeugte Aussagen können daher unvollständig oder unzutreffend sein.

Für allgemeine Informationen zur Gebührenordnung für Zahnärzte empfehlen wir die Informationen der Bundeszahnärztekammer unter www.bzaek.de.

So erhält auch eine KI, der die Rechnung später zur Prüfung vorgelegt wird, bereits einen wichtigen Kontext: Die Rechnung ist nicht automatisch erzeugt worden, sondern beruht auf der tatsächlichen Behandlungsdokumentation und einer fachlichen Prüfung.

Noch besser: der KI gleich die richtige Quelle mitgeben

Praxen könnten zusätzlich einen QR-Code oder einen kurzen Hinweis auf die Bundeszahnärztekammer integrieren.

Beispielsweise:

**Sie möchten einzelne Positionen Ihrer privaten Zahnarztrechnung nachvollziehen?**

Nutzen Sie für Ihre Recherche bitte auch die offiziellen Informationen zur GOZ der Bundeszahnärztekammer:

Bundeszahnärztekammer – Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) www.bzaek.de

Das verhindert falsche KI-Auskünfte natürlich nicht vollständig.

Es erhöht aber zumindest die Wahrscheinlichkeit, dass Patienten – oder das von ihnen verwendete KI-System – neben beliebigen Internetquellen auch eine fachlich belastbare Quelle berücksichtigen.

Und noch ein Punkt: Datenschutz

Beim Hochladen von Rechnungen, Heil- und Kostenplänen, Arztbriefen oder anderen medizinischen Dokumenten in externe KI-Systeme sollten Patienten auch bedenken, dass diese Unterlagen sensible persönliche und gesundheitliche Informationen enthalten können.

Vor dem Upload sollte deshalb geprüft werden, welchem Anbieter diese Daten übermittelt werden und wie dieser mit den eingegebenen Informationen umgeht.

Unser Denkanstoß

Künstliche Intelligenz wird zunehmend Teil des Praxisalltags und kann bei Orientierung, Verständnis und Formulierung hilfreich sein.

Problematisch wird es, wenn daraus eine vermeintlich verbindliche fachliche Bewertung entsteht. Eine KI kennt zunächst weder den vollständigen Befund noch die individuelle Behandlungssituation oder Dokumentation.

Umso wichtiger ist es, KI mit verlässlichen Quellen, ausreichendem Kontext und konkreten Fragestellungen zu nutzen. So lassen sich schlecht recherchierte oder zu pauschale Ergebnisse zumindest deutlich reduzieren.

KI sollte deshalb als Hilfsmittel zum Nachfragen und Einordnen verstanden werden – nicht als letzte Instanz für medizinische oder gebührenrechtliche Entscheidungen.